Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent, pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements, de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

La confidentialité est le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

Selon la Commission d’accès à l’information du Québec (nommée ci-après « la CAI »), donner son consentement signifie donner son accord. C’est un acte réfléchi qui doit répondre à toutes ces caractéristiques :

– Le consentement doit être manifeste, c’est-à-dire évident, certain et indiscutable;
– Le consentement doit être libre, c’est-à-dire être donné sans contrainte;
– Le consentement doit être éclairé, c’est-à-dire qu’il doit être précis, rigoureux et spécifique;
– Le consentement est également donné à des fins spécifiques et pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La durée ne sera pas nécessairement reliée à un nombre de jours, de mois ou d’années, mais pourra faire référence à un événement déterminé ou une situation précise.

La Fondation, dans le cadre de ses activités de collecte de dons ou pour la participation à des événements ou des activités de financement, est susceptible de demander, recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels.

Pour faciliter le traitement et l’identification des différents renseignements personnels, nous les avons segmentés en différents types de données.

Les données d’identité :
Le prénom, le nom de famille, le titre, le genre, la date de naissance.

Les données de contact :
L’adresse de facturation (pour reçu fiscal), la ou les adresse(s) électronique(s) et le(s) numéro(s) de téléphone.

Les données de transaction :
Les détails du paiement (carte de débit, carte de crédit, spécimen chèque ou information de virement bancaire). À noter que nous ne conservons pas les données de carte de paiement en clair. Celles-ci sont entrées dans notre base de données et sont masquées, laissant libre à la consultation uniquement les 4 derniers chiffres pour cause de validation au besoin. Les données relatives aux dons comprennent les détails des dons effectués par vous et d’autres détails sur les dons et services que vous avez faits ou obtenus.

Les données technologiques :
L’adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage du fuseau horaire des données de géolocalisation, les types et versions de plug-in de navigateur, le système et la plate-forme d’exploitation, des informations sur la façon dont vous utilisez nos sites web et nos services et d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à nos sites web.

Les données de communication :
Vos préférences en matière de réception de communication marketing de notre part et de celle de nos tiers, ainsi que vos préférences en matière de communication. Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions note des conversations que nous avons eues avec vous en personne et/ou des communications que vous avez envoyées à la Fondation. Cela nous aide à gérer notre relation avec vous et à nous assurer que vous ne recevez que des communications pertinentes et adaptées à vos préférences.

Les données relatives à l’emploi :
Toutes les données que vous nous avez soumises par le biais d’une demande d’emploi à la Fondation. Lorsque vous nous contactez au nom de votre employeur, nous établissons également une relation d’affaires entre vos fiches client pour identifier votre appartenance à l’entreprise.

Nous ne collectons aucunes données personnelles sur votre race ou votre ethnicité, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, des informations sur votre santé et des données génétiques et biométriques.

Nous recueillons différentes informations de différentes façons.

Le consentement :
La Fondation ne recueille et n’utilise des renseignements personnels qu’avec le consentement de la personne concernée ou conformément à la loi. En accédant, visitant ou utilisant le site Web de la Fondation ou toute autre application mobile et module transactionnel reliés (le « Site Web »), ou en nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez les modalités et les conditions de la présente politique. Nous pouvons demander votre consentement pour utiliser et divulguer vos informations personnelles après leur collecte dans les cas où nous souhaitons les utiliser à des fins nouvelles ou différentes que celles pour lesquelles vous avez déjà consenti.

Les informations que vous nous donnez :
Lorsque vous faites un don, vous vous inscrivez à notre infolettre ou à un évènement, que vous remplissez un formulaire, faites une demande d’octroi ou contactez notre service à la clientèle, nous stockons les informations personnelles que vous nous donnez. Nous conservons également une trace de vos dons et parfois, de vos communications avec nous.

Les cookies (témoins) et les pixels invisibles :
Un cookie est un fichier qui demande la permission d’être placé sur le disque dur de votre ordinateur. Une fois que vous donnez votre accord, le fichier est ajouté et le cookie permet d’analyser le trafic Web. L’application Web peut adapter son fonctionnement en rassemblant et mémorisant des informations sur vos préférences. Nous utilisons des cookies de trafic pour identifier les pages qui sont utilisées. Cela nous aide à analyser des données sur le trafic de pages Web et ainsi à améliorer notre site afin de l’adapter aux besoins. Nous utilisons ces informations à des fins d’analyse statistique, puis les données sont supprimées du système.

Globalement, les cookies nous aident à vous fournir un site Web de meilleure qualité, en nous permettant de suivre les pages que vous trouvez utiles ou non. Un cookie ne nous donne aucunement accès à votre ordinateur ou toute autre information à votre sujet, autres que les données que vous choisissez de partager avec nous. Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les cookies. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les cookies, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour les refuser.

Les informations provenant de tiers :
Nous recevons occasionnellement des informations vous concernant de la part de tiers, comme indiqué ci-dessous :

– Des fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics;
– Réseaux publicitaires tels que Facebook et Google AdWords;
– Fournisseurs d’informations de recherche tels que Google;
– Informations publiquement accessibles vous concernant.

La collecte de renseignements personnels par la Fondation se limite à ce qui est nécessaire aux fins indiquées ou clairement implicites au moment de la collecte.

La Fondation recueille des renseignements personnels pour diverses raisons, dont, mais sans s’y limiter, les suivantes :

– Donner suite aux demandes que vous nous adressez;
– Traiter les dons effectués et émettre les reçus fiscaux;
– Compléter votre inscription à un événement ou une activité de financement auquel vous désirez participer;
– Solliciter des dons;
– Envoyer des e-mails périodiques. L’adresse e-mail que vous fournissez peut être utilisée pour vous envoyer des informations et des mises à jour relatives à votre compte (vos transactions, votre participations à des événements, etc.), des nouvelles de la Fondation, des mises à jour, ou toute autre information pertinente. Il est possible de se désabonner des différentes listes d’envoi;
– Générer et examiner des rapports et des données sur notre base d’utilisateurs et les modèles d’utilisation des services ;
– Gérer nos ressources humaines et nos ententes de services;
– Exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site web;
– Effectuer d’autres activités commerciales ou mettre en place des initiatives de reconnaissance du donateur, selon les besoins, ou comme décrit ailleurs dans la présente politique de confidentialité.
– À des fins statistiques afin de comprendre et d’analyser les tendances d’utilisation et les préférences de nos utilisateurs, créer de nouveaux produits, nouveaux services, nouvelles caractéristiques et fonctionnalités;
– À des fins administratives ou de marketing en conformité avec les lois applicables en matière de messages électroniques commerciaux.

L’accès aux renseignements est limité aux employés, aux administrateurs, aux bénévoles ou consultants de la Fondation ainsi qu’aux sous-traitants spécialement affectés à cette fin, et cela, uniquement dans l’exercice de leur travail. En aucun cas nous ne vendrons, partagerons ou louerons ces informations à des tiers.

La Fondation pourra partager des renseignements personnels avec des partenaires ou fournisseurs de confiance qui agissent à titre de sous-traitants. C’est le cas notamment des fournisseurs de paiement pour autoriser toute transaction en ligne, des imprimeurs pour l’envoi de communication, ou encore des partenaires lors de l’achat d’un produit ou d’un service.

La Fondation pourrait également afficher vos noms et prénoms, à des fins de reconnaissance, sur divers canaux de communication (site Web, murs de reconnaissance dans les hôpitaux, médias sociaux, outils de communications internes du CHU de Québec, rapport annuel).

Dans tous les autres cas, la Fondation s’assurera de demander votre consentement afin de partager vos informations avec des tiers. Sans celui-ci, vos données seront rendues anonymes dans les rapports fournis aux tiers.

La Fondation ne communique en aucun cas des renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou selon ce que la loi exige ou permet.

La Fondation conserve vos informations le temps nécessaire pour répondre aux besoins pour lesquelles elles ont été recueillies ou jusqu’à ce que vous demandiez qu’elles soient supprimées. La durée de conservation des informations varie en fonction de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et de la nature des informations.

Il est à noter que dans le cadre de ses activités, et notamment dans le but de reconnaître les donateurs en ayant le bilan de l’ensemble de leurs dons depuis le premier contact avec eux, la Fondation conserve les données de ses donateurs, à moins que ceux-ci demandent le retrait de leurs informations.

Fonctionnement :
Lors de certaines interactions avec la Fondation (lorsque vous faites un don, vous vous inscrivez à notre infolettre ou à un évènement, vous remplissez un formulaire, etc.), vous serez amené à donner votre consentement pour les éléments suivants :

– Accepter la présente politique de confidentialité
– Accepter les risques liés à la participation à l’événement, le cas échéant
– Accepter le partage de vos informations aux tiers impliqués, le cas échéant

Si, suite à la dernière interaction que vous avez eu à la Fondation, vous souhaitez retirer votre consentement, il suffit de nous contacter. La Fondation devra tout de même conserver vos informations qui sont nécessaires pour répondre aux obligations légales, et ce, pour la période déterminée par la loi. Toutefois, suite à ce délai exigé, la Fondation s’engage à détruire ou rendre anonymes vos données.

Même si vous n’en faites pas la demande, lorsque vos informations personnelles ne sont plus nécessaires à nos fins, nous avons des mécanismes pour les supprimer ou les convertir sous une forme anonyme.

Nous mettons en oeuvre une variété de mesures de sécurité physiques, procédurales et techniques concernant nos bureaux et nos systèmes et installations de stockage d’informations afin de protéger la sécurité et d’empêcher toute perte, utilisation abusive, accès non autorisé, divulgation ou modification de vos informations personnelles. Ces mesures peuvent être consultées dans le document qui recense nos règles encadrant la gouvernance des données.

La Fondation veille à ce que tous les tiers avec qui nous faisons affaires s’engagent à respecter cette présente politique, incluant les contrôles et mesures visant à protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements qu’ils détiennent pour le compte de la Fondation, et d’éviter le vol, la perte, la divulgation ou l’accès non autorisé aux renseignements personnels.

Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger les informations que vous nous partagez, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue. Aucune méthode de transmission ou de stockage des renseignements personnels par voie électronique n’offre une sécurité infaillible et la Fondation ne peut donc garantir l’absence d’atteinte à la confidentialité, à l’intégrité et à la disponibilité de ceux-ci. Vous devez faire preuve de prudence lorsque vous soumettez des informations via e-mail et faire particulièrement attention au choix des informations que vous nous fournissez.

Cette politique de confidentialité s’applique uniquement à la Fondation et à ses services. Pour votre commodité, le site web peut proposer des liens ou rediriger les utilisateurs vers d’autres sites web ou applications que nous ne possédons ou n’exploitons pas. Les liens n’impliquent pas que nous approuvons ou avons examiné ces sites web ou applications. Les politiques et procédures que nous décrivons ici ne s’appliquent pas à ces sites web ou applications. La Fondation n’a aucun contrôle sur le contenu et l’exploitation de ces sites ou applications ni sur leurs pratiques en matière de confidentialité. En accédant à ceux-ci, vous acceptez et comprenez qu’il est de votre responsabilité de vous informer de la politique de confidentialité de ces derniers et que la Fondation ne peut en aucun cas être tenue responsable, directement ou indirectement, pour tout dommage ou perte causée par ou en relation avec votre utilisation de ces sites web ou applications.

Sous réserve des lois pertinentes et à la réception d’une demande écrite de votre part, vous avez le droit raisonnable d’accès et de révision de vos informations personnelles que nous détenons et nous nous efforcerons de vous fournir les informations dans un délai raisonnable.

Vous avez également droit à la portabilité de vos données. Ce droit vous permet de récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine afin de les transférer à un autre responsable du traitement.

La Fondation peut refuser l’accès ou votre droit d’accès peut être limité conformément aux exceptions d’accès requises ou autorisées par la loi. Pour se prémunir contre les demandes d’accès frauduleuses, nous pouvons exiger suffisamment d’informations pour nous permettre de confirmer que la personne qui fait la demande est autorisée à le faire avant d’accorder l’accès ou d’apporter des corrections.

Vous pouvez retirer votre consentement à notre utilisation de vos informations personnelles à tout moment. Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif et peut affecter votre capacité à utiliser nos services, à participer à nos événements et activités ou à avoir accès à la reconnaissance dont vous pourriez bénéficier. Nous vous en informerons, le cas échéant.

Nous ne mettons pas systématiquement à jour vos informations personnelles, mais nous modifierons ou supprimerons vos informations personnelles lorsque vous nous aurez indiqué qu’elles sont inexactes ou incomplètes.

Vous pouvez nous demander d’effacer ou de supprimer des informations personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Veuillez noter que nous ne pourrons pas toujours donner suite à votre demande d’effacement s’il existe des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront fournies suite à votre demande.

Si nous détenons des renseignements personnels à votre égard et que vous désirez vous plaindre du non-respect de la présente politique, vous pouvez le faire par écrit via les coordonnées ci-dessous. La Fondation procédera au traitement de toute plainte.

La direction de la Fondation est responsable de la mise en oeuvre et de l’application de la politique de confidentialité.

Quiconque ne respecte pas la politique de confidentialité et les règles encadrant la gouvernance des données sera sanctionné par l’autorité compétente. La sanction peut aller de la réprimande à l’exclusion.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier cette politique de confidentialité à tout moment et de temps à autre. Veuillez consulter cette politique de confidentialité périodiquement afin de vous tenir informé des modifications apportées. Cette politique de confidentialité est entrée en vigueur à la date indiquée ci-dessous.