Chef de file philanthropique performant, influent et innovant au service de l’humain, la Fondation du CHU de Québec fait la différence pour la santé des gens, de la naissance à la fin de vie, en appuyant financièrement l’humanisation des soins de santé du plus grand complexe de soins spécialisés au Québec. La Fondation soutient les équipes de soins du CHU de Québec-Université Laval afin qu’elles puissent offrir une meilleure qualité de services médicaux, qu’elles contribuent à la recherche et à l’enseignement tout en restant à la fine pointe des innovations technologiques.

Si un emploi à la Fondation du CHU de Québec vous intéresse, nous vous invitons à nous envoyer vos curriculum vitæ et lettre de présentation de façon spontanée.

OFFRES D'EMPLOI (1)

Coordonnateur(trice) au service à la clientèle

Sommaire de la fonction :
Sous l’autorité de la vice-présidence opérations et ressources humaines, le coordonnateur(trice) au service à la clientèle est responsable de planifier, diriger, organiser et superviser l’ensemble des projets clés de l’organisation qui nécessitent un accompagnement avec les clients internes et externes de la Fondation. Cette personne a comme principale responsabilité de coordonner l’ensemble du processus d’attribution des fonds et de gestion des octrois.  Elle est également responsable du respect des orientations et de la politique d’attribution des fonds, en tenant compte notamment des politiques administratives du CHU de Québec – Université Laval. Elle est finalement impliquée ponctuellement dans d’autres projets de la vice-présidence opérations et ressources humaines, pour lesquels elle s’assure de coordonner des aspects administratifs et de service clientèle.

Responsabilités et tâches spécifiques :
Gestion des fonds et des octrois

  • Coordonner le processus de gestion des demandes d’octrois faites par la communauté interne du CHU-Université Laval, notamment:
    • Répondre aux questions de la clientèle, recevoir les demandes et analyser leur recevabilité en fonction de la politique d’attribution des fonds;
    • Proposer des montages financiers pour le financement des projets, vérifier la disponibilité des fonds et obtenir les autorisations requises;
    • Assurer le suivi des octrois avec les intervenants impliqués du CHU-Université Laval;
    • Collaborer avec le personnel de la comptabilité afin de traiter les enjeux liés à la mise à disposition des fonds ;
    • Faire le lien avec la conseillère à la présidence pour assurer la reconnaissance.
  • Assurer le suivi des projets financés par les partenaires philanthropiques;
  • Participer activement à l’optimisation du processus de gestion des fonds et des octrois et à la mise à jour de toutes les politiques de ce secteur;
  • Gérer les octrois d’équipements reliés au Grand Projet Collectif soutenant le Nouveau Centre Hospitalier en colligeant et maintenant à jour toutes les informations pertinentes et en supportant les autres directions de la Fondation dans la recherche de donateurs;
  • Coordonner et assurer un accompagnement pour des projets et demandes plus spécifiques tels que des colloques et des remises des bourses;
  • Coordonner la gestion des fonds et la relation client y étant associée :
    • Reddition de compte biannuel avec les responsables de chacun des fonds;
    • Répondre aux demandes de suivis des fonds spécifiques;
    • Recevoir les demandes d’ouverture de fonds et effectuer le suivi auprès des personnes concernées;

Effectuer, en collaboration la comptabilité,  la mise à jour des fonds spécifiques et assurer une communication aux gestionnaires périodiquement.

Service à clientèle

  • Coordonner le développement du « plan service client » de la Fondation;
  • Coordonner et superviser, en collaboration avec les acteurs concernés, toutes les opérations courantes rattachées au service à la clientèle des boîtes vocales et de messagerie générales de la Fondation;
  • Intervenir efficacement sur les problèmes des clients externes et des fournisseurs, selon le besoin;
  • Coordonner les opérations de mesure de la satisfaction de la clientèle;
  • Identifier et réaliser des initiatives pour améliorer le service donné à la clientèle;
  • Participer à l’amélioration du site internet de la Fondation, en travaillant à la clarification des informations à l’intention de la clientèle, notamment pour tout le volet des opérations;
  • Coordonner les demandes de renseignements de la clientèle sur les produits et services offerts par l’organisation selon leurs besoins;

Autres éléments

  • Coordonner la préparation de rapports et indicateurs de performance pour la direction générale et le conseil d’administration;
  • Agir à titre de personne-ressource pour le développement et la mise à jour des fonctionnalités de la base de données Prodon supportant la gestion des fonds, des octrois et le service à la clientèle;
  • Effectuer les analyses statistiques ou tout autre rapport requis en regard de son secteur d’activités;
  • Coordonner la gestion et l’acceptation des dons en biens et services de l’organisation;
  • Planifier et coordonner le volet du « bénévolat » de la Fondation afin de répondre aux différents besoins de l’organisation;
  • Assurer la gestion des inventaires divers de la Fondation.


Exigences recherchées :

  • Formation universitaire en gestion, administration ou autres programmes pertinents;
  • Un minimum de cinq (5) années d’expérience en service à la clientèle;
  • Expérience en gestion d’équipe sera considérée comme un atout;
  • Expérience en optimisation de processus et en Lean management sera considérée comme un atout;
  • Expérience en philanthropie et le bilinguisme parlé et écrit seront considérés comme des atouts.


Habiletés et compétences :

  • Être fortement orienté vers le service client;
  • Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse développé;
  • Démontrer un grand sens de l’autonomie et de l’organisation;
  • Être fortement orienté vers l’atteinte et le dépassement des résultats;
  • Posséder d’excellentes aptitudes de communicateur et de bonnes habiletés rédactionnelles;
  • Être doté d’une attitude positive et d’une habileté remarquée pour le travail en équipe;
  • Capacité à mener plusieurs projets de front;
  • Excellente maîtrise de la Suite office;
  • Bonne connaissance des outils système (CRM);
  • Connaissance de la base de données Prodon sera considéré comme un atout.


Rémunération et avantages :
Une rémunération sera établie en fonction de l’expérience selon la politique d’équité interne en vigueur à la Fondation du CHU de Québec pour ce type d’emploi. La Fondation offre un éventail d’avantages sociaux, en plus de respecter l’équilibre travail-vie personnelle de ses employés. Quatre semaines de vacances sont accordées dès la première année d’embauche.


Période d’affichage :
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre motivant leur intérêt avant le 12 janvier 2021 17h à l’adresse suivante :

Fondation du CHU de Québec
1825 boulevard Henri-Bourassa, Suite 405
Québec QC G1J 0H4

Courriel : pelletier.caroline@chudequebec.ca

Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront contactées.