Chef de file philanthropique performant, influent et innovant au service de l’humain, la Fondation du CHU de Québec fait la différence pour la santé des gens, de la naissance à la fin de vie, en appuyant financièrement l’humanisation des soins de santé du plus grand complexe de soins spécialisés au Québec. La Fondation soutient les équipes de soins du CHU de Québec-Université Laval afin qu’elles puissent offrir une meilleure qualité de services médicaux, qu’elles contribuent à la recherche et à l’enseignement tout en restant à la fine pointe des innovations technologiques.

Adjoint(e) de direction

Fonction : Poste à temps complet – 35 heures / semaine

Supérieur : Vice-présidence opérations et ressources humaines

SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Sous l’autorité du vice-président aux opérations et ressources humaines, la personne a comme principal mandat de réaliser des activités de soutien administratif de haut niveau pour la direction de la Fondation. Elle soutient l’organisation par une variété de tâches liées à sa direction générale, ses opérations et ses ressources humaines. Elle assure également le suivi des engagements, apporte son soutien aux membres de la direction et assume la gestion de certains projets spécifiques.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES :
- Assurer le respect de la vision, des valeurs et de la mission de la Fondation dans l'ensemble de ses mandats et de ses activités;
- Accompagner la présidente et chef de la direction ainsi que les vice-présidents membres de la direction sur des dossiers bien précis;
- Coordonner les agendas de la présidente et chef de la direction ainsi que du vice-président aux opérations et ressources humaines;
- Produire des documents, des rapports, des indicateurs de gestion, de la reddition de compte et en faire la diffusion auprès des bonnes personnes, au bon moment de façon autonome;
- Maîtriser tous les outils internes (ex. : Teams, SharePoint (GED), CRM, Prodon, Office 365, etc.) et agir à titre de « super usager » auprès de la direction et des employés de la Fondation, en plus de former les gens au besoin;
- Coordonner la gestion et le suivi des dossiers RH des employés; paye, assurances, feuilles de temps, lien avec les RH du CHU pour différents dossiers, dont l’utilisation de l’outil Logibec;
- Accompagner la direction pour la gestion des divers comités de la Fondation : conseil d’administration, comités de gouvernance, comité de placement, les rencontres entre les directions de la Fondation et celle du CHU, etc.;
- Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions du C.A. ou autre, à la demande;
- Saisir des renseignements confidentiels de niveau corporatif ou financier et effectuer le contrôle des données et de la sécurité;
- Prendre en charge la base de données des informations de ses donateurs et assurer la confidentialité;
- Gérer les documents numériques (GED) dans le « SharePoint » et assurer la sécurité des dossiers confidentiels;
- Gérer les inventaires de matériel bureautique et passer les commandes avec un contrôle des coûts et des dépenses;
- Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres et des formulaires selon les demandes de l’équipe de direction;
- Prendre en charge de façon autonome certains dossiers administratifs;
- Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes lorsque nécessaire tel que : assurer le remplacement d’une collègue adjoint(e) administrative;
- Participer à l’organisation des activités de financement lorsque demandées ou toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES RECHERCHÉES :
- Détenir un DEC ou un AEC en secrétariat ou dans une discipline connexe;
- Minimum 10 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Connaissance avancée des outils de la suite MS Office, incluant les outils Teams, Sharepoint (GED), CRM;
- Connaissance de la base de données Prodon (un atout);
- Connaissance des logiciels Logibec en RH et Dilitrust-C.A. sans papiers (un atout);
- Connaissance du milieu philanthropique (un atout).

HABILETÉS ET COMPÉTENCES :
- Excellente maîtrise de la langue française;
- Polyvalence;
- Rigueur et souci du détail;
- Axé(e) sur le travail en équipe;
- Discrétion et respect du code d’éthique et de déontologie;
- Autonomie dans l’exécution;
- Souci d’identifier des pistes d’amélioration en continu;
- Capacité d’innover, d’accepter le changement;
- Collaboration à la réalisation de la mission de la Fondation;
- Ingéniosité et être porteur de solutions;
- Sens de l’organisation et capacité à gérer une bonne charge de travail;
- Empathie et capacité à soutenir ses coéquipiers;
- Souci du service à la clientèle accru;
- Bilinguisme parlé et écrit (un atout).

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES :
Une rémunération sera établie en fonction de l’expérience selon la politique d’équité interne en vigueur à la Fondation du CHU de Québec pour ce type d’emploi. La Fondation offre un éventail d’avantages sociaux, en plus de respecter l’équilibre travail-vie personnelle de ses employés. Quatre semaines de vacances sont accordées dès la première année d’embauche.

PÉRIODE D'AFFICHAGE :
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature (CV et lettre de motivation) avant le 2 octobre 17h à l’adresse courriel suivante : morin.francis@chudequebec.ca

Si un emploi à la Fondation du CHU de Québec vous intéresse, nous vous invitons à nous envoyer vos curriculum vitæ et lettre de présentation de façon spontanée.